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Use of information systems as tools to improve and measure leadership skills acquisition through medical simulation
Background & Aims In a context of health care rising demands, paired with a pressure to reduce costs, doctors are now expected to be leaders in clinical and non-clinical settings, with different levels of responsibility. However, the majority of medical curricula do not include formal training in management and leadership. Undergraduate medical curricula are integrating advanced clinical simulation as a safe and reliable learning method. It usually represents the first opportunity for students to act as a team managing a critical situation, during which leadership skills are crucial. Most of simulations do not use electronic health records system (EHR), thus not providing training in this important field. This study aims to demonstrate how an information system can assist medical simulations, both as learning and assessment tools, in terms of leadership skills acquisition. Thus, it is intended to show how can leadership and management be taught using simulation and prove if it’s possible to introduce an information system to manage this process. By doing so, it might be possible to suggest a model of an integrated information system for teaching management and leadership. Materials & Methods A mixed methodology was used where two main research initiatives were combined. These took place in the Clinical Skills Lab of the Faculty of Health Sciences (University of Beira Interior), in Portugal. First, the author designed and developed a tool to simulate an electronic health records system, in tight collaboration with the Clinical Skills Lab. Then, using a triangulation model, an experiment was designed in the context of the Leadership and Management subject. Several simulation-based classes took place, with the purpose of training medical students in leadership. Data was collected and integrated with two survey data sets, quantitative information extracted from the EHR simulated system, as well as other qualitative data obtained or assessed by the author with the help of a video recording system. Results There were 16 teams/groups assessed, in a total of 85 students (aged between 21 and 36 years, average age of 23.4, standard deviation of 2.21. An important part of the data used for this study was obtained from the simulated EHR system, without whom it would not be possible to gather this study results. On efficiency metrics, teams took between 0 and 8 minutes to make the first interaction with the simulated EHR, took between 7 and 22 minutes to establish the correct diagnosis and took between 9 and 27 minutes to execute the desired therapeutically procedure. There were 2 groups who didn’t establish the correct diagnosis and consequently didn’t performed the desired clinical attitudes and additional plus two groups that also didn’t made the corrective therapeutic procedure. In average, each team made four complementary diagnostic test requisitions, registered 2,44 clinical history entries and listed in the system 74,3% of the executed procedures. Teams spent in average € 55,01, stated as real costs, in diagnostic tests. Considering leadership and teamwork competencies self-assessment, groups obtained an average global rate between 2,83 and 4,28, out of a Likert scale of 5 degrees. In a global external assessment on leadership skills, a total average of 3,43 e 3,33 was obtained, respectively, in a scale parallel to the one used in the self-assessment and in an additional questionnaire applied only during external analysis. 7 groups were categorized as having a direct leadership style, 4 as alternate, 3 as shared and 2 as chaotic. From the 85 students, 35 filled a two month post simulation survey. All the 35 students (100% of the responses) feel this simulation was useful in terms of leadership skills acquisition. 88,6% are interested in having access to their own session’s video recordings and 82,9% showed interest in having these sessions frequently. Discussion/conclusion It was possible to establish an association with time-related efficiency metrics with the leadership style present in each group. Groups categorized as chaotic did not reach a final diagnosis neither treat the simulated patient at their responsibility. The higher number of system interactions, sometimes repeated, can support the attribution of this categories to the groups. These number of interactions, in a real situation, could have brought higher costs to the team when compared with other teams categorized with the remaining three leadership styles. In a growing context of higher responsibility in healthcare worker’s leadership, as with a crescent technological development and also with a broader use of simulation as a learning methodology, simulation based leadership learning becomes mandatory. Teamwork and leadership does not occur spontaneously. It has to be learned and rehearsed and simulation is an excellent tool for teaching, rehearsing and analyzing team performance. Training is associated with timelier decision making as teams recognize critical events earlier and initiated interventions in a time critical manner. In fact, students claim to have learned by these simulation sessions.It is possible to introduce an information system to manage this process, providing such amount of useful data used in this study. Information systems give us the ability to improve quality of data and capacity to work on that data, extracting useful metrics and analysis. Despite the small sample of this study, differences were found regarding self-assessment and external assessment for chaotic groups, who rated themselves higher than the external observer did. Previously published results by Rudy et al. (2001) and Bryan et al. (2005) demonstrated that student leaders consistently scored themselves lower than their peers on many aspects of leadership, including altruism, compassion, integrity, accountability, commitment to excellence, and self-reflection. Leadership learning must start early on, in the context of higher education, and it must settle in well-structured curricula. With this strategy it will be possible to provide students with the necessary skills to become the doctors of tomorrow, in charge of multiple management activities, being clinical or non-clinical, and exceeding the challenges posed by globalized healthcare. This study showed the urgent necessity for the creation of systems that analyze training activities, around the clock and with powerful analytics engines. Such could allow prospective and retrospective studies based on clinical outcomes on a medium and long term.Contexto e objetivos
Num contexto de crescimento nos gastos com a saúde, acompanhado por uma pressão para
redução desses mesmos custos, espera-se hoje dos médicos que sejam lideres em ambiente
clÃnico e não clÃnico, com diferentes graus de responsabilidade. Contudo, a maior parte dos
curricula médicos não inclui o ensino formal da Liderança e Gestão em Saúde. Por outro lado,
estes curricula pré-graduados incluem cada vez mais a simulação biomédica enquanto método
de ensino seguro e viável. Estes momentos representam muitas vezes a primeira oportunidade
para os estudantes de atuarem enquanto equipa, gerindo uma situação de crise, durante a
qual as competências de liderança são cruciais. No entanto, a maior parte das simulações não
usa um sistema de registos clÃnicos eletrónicos que seja auxiliar nestes cenários. Assim,
pretende-se através deste estudo demonstrar como é que a Liderança e Gestão em Saúde
pode ser ensinada recorrendo à simulação e provar a possibilidade de introduzir um sistema
de informação para gerir este processo. Ao fazê-lo, será possÃvel sugerir um modelo de
sistema de informação integrado para o ensino desta área de ensino.
Materiais e métodos
Foi utilizada uma metodologia mista, tendo sido combinadas duas experiências de
investigação. Estas tiveram lugar no Laboratório de Competências da Faculdade de Ciências
da Saúde da Universidade da Beira Interior, em Portugal. Em primeiro lugar, o autor concebeu
e desenvolveu uma ferramenta para simular um software de registos clÃnicos eletrónicos.
Depois, utilizando um modelo de triangulação, foi desenhada uma investigação no contexto
do modulo de Liderança e Gestão em Saúde desta faculdade. Diversas sessões de simulação
foram levadas a cabo, com o propósito de treinar as competências de liderança e trabalho em
equipa. Foi recolhida e integrada informação de diversas fontes, nomeadamente de dois
questionários, informação quantitativa do sistema de registos clÃnicos simulado, bem como de
avaliação qualitativa dos vÃdeos gravados das sessões
Resultados
Foram avaliadas 16 equipas, num total de 85 estudantes (com idades compreendidas entre os
21 e os 36 anos, média de idades de 23,4, desvio padrão de 2,21). Uma componente
importante da informação utilizada neste estudo foi obtida pelo sistema de registos clÃnicos
simulado, sem o qual não teria sido possÃvel recolher estes dados em qualidade e quantidade.
Em termos de métricas de eficiência, as equipas levaram entre 0 a 8 minutos para
interagirem pela primeira vez com o sistema, entre 7 a 22 minutos para estabelecer um diagnóstico correto para o paciente simulado e entre 9 e 27 minutos para executar o
procedimento terapêutico de correção. Houve dois grupos que não estabeleceram o
diagnóstico correto e consequentemente não efetuaram a terapêutica adequada. Em média,
cada equipa fez quarto requisições de métodos complementares de diagnóstico, registou 2,44
entradas de história clÃnica e listou no sistema 74,3% dos procedimentos efetuados ao
paciente. As equipas gastaram uma média de € 55,01 em métodos complementares de
diagnóstico, quando traduzido em custo real.
Considerando a autoavaliação de competências de liderança e gestão em equipa, os grupos
obtiveram uma classificação média global entre 2,83 e 4,28, de uma escala de Likert de 5
graus.
Numa avaliação externa global às competências de liderança dos grupos, obteve-se uma
média de 3,43 e 3,33, respetivamente, recorrendo à mesma escala usada pelos estudantes e
aplicando uma escalada adicional desenvolvida para o observador externo. 7 grupos foram
classificados por este observador como tendo um estilo de liderança vertical, 4 foram
classificados como alternantes, 3 com liderança partilhada e 2 como caóticos.
Do total de 85 estudantes, 35 preencheram um inquérito dois meses após a simulação. Todos
os 35 estudantes (100% das respostas) sentiram que a simulação foi útil em termos de
aquisição de competências de liderança e gestão. 88,6% estão interessados em ver as suas
gravações de vÃdeo e 82,9% gostariam de ter este tipo de sessões de forma regular e
frequente.
Discussão/conclusões
Foi possÃvel estabelecer uma associação entre as métricas de tempo/eficiência com os estilos
de liderança presentes em cada grupo. Equipas categorizadas como caóticas não chegaram a
um diagnóstico final nem foram capazes de efetuar o procedimento terapêutico adequado. O
maior número de interações com o sistema de registos, algumas delas repetidas, poderão
suportar a atribuição destas categorias às equipas.
Este número de interações, num contexto real, poderia ter sido traduzido em custos
superiores, quando comparado com outros estilos de liderança que não o caótico.
Numa realidade de responsabilização dos profissionais de saúde em funções de liderança,
pareado com um crescente desenvolvimento tecnológico, bem como com uma utilização
global da simulação enquanto ferramenta de ensino, o ensino da liderança recorrendo Ã
simulação torna-se emergente e necessário.
Liderança e trabalho de equipa não se adquirem espontaneamente. Estes devem ser
aprendidos e treinados, sendo a simulação uma ferramenta crucial para tal. A prática está associada a melhores e mais rápidas decisões, dado que as equipas passam a reconhecer mais
cedo os eventos crÃticos e iniciam ações em resposta a estes. De facto, os estudantes indicam
ter desenvolvido competências de liderança através destas simulações.
É possÃvel introduzir um sistema de informação para gerir este processo, providenciando um
enorme conjunto de dados, como os que foram utilizados neste estudo. Os sistemas de
informação possibilitam a melhoria da qualidade dos dados e a capacidade para os analisar,
extraindo métricas e análises relevantes, que não seriam obtidas de outra forma.
Apesar da amostra pequena deste estudo, foram encontradas diferenças relativamente Ã
autoavaliação e heteroavaliação de grupos caóticos, que atribuÃram classificações superiores
a si próprios, quando comparados com a heteroavaliação efetuada por observador externo.
Como sugerido por Rudy et. Al (2001) e Bryan et al. (2005), está demonstrado que estudantes
com boas capacidades de liderança tendem a ser mais autocrÃticos na altura de se
autoavaliarem.
A aprendizagem da liderança deve começar cedo, em ambiente universitário, e deve assentar
em programas curriculares bem estruturados. Com esta estratégia, será possÃvel enriquecer os
estudantes com as competências necessárias para se tornarem os médicos do futuro, a cargo
de múltiplas tarefas de gestão — clÃnicas ou não clÃnicas — ultrapassando os desafios
colocados por uma saúde globalizada.
Este estudo demonstra a necessidade urgente de criar sistemas de informação integrados para
monitorizar tais atividades de ensino, em tempo real, com potentes ferramentas de análise.
Tal poderá permitir estudos retrospetivos e prospetivos, baseados em resultados clÃnicos ou
outros, de médio e longo termos